Manual do módulo de folha de pagamentos

Introdução

Os cálculos do módulo de folha de pagamento foram estruturados em processos de cálculos, o que possibilita a atribuição de tarefas especificas para usuários diferentes como por exemplo atribuir a um usuário as tarefas de elaborar os adiantamentos, a outros os cálculos das férias, a outros os cálculos das rescisões, e assim por diante. O módulo é composto dos seguintes processos:

Tipo	Nome	Tipo	Nome
1	Pagamento normal - Cálculo da folha	2	Adiantamento automático
3	Férias	4	13º Salários - (1ª parcela)
5	Rescisão	6	Adiantamento digitado
7	Provisão de férias e 13º salário	8	13º Salários - (2ª parcela)
9	Adiantamento P.L.R.	10	P.L.R. - Quitação
11	Pró-labores	12	Abono PIS
13	Adiantamento rural	14	Pagamento complementar
15	Ticket	16	PPR devido.
17	Adiantamentos produção	18	Pagamento de terceiros
19	Pagamento complementar - Adm e Dem	20	Ticket II - Adm e Dem
21	Diferença de salário normal	22	Estágio remunerado
23	Diferença de férias	24	Reservado
25	Rescisão complementar	26	Reservado
27	Provisão de PLR	28	Diferença de 13º salário

Esta parte do manual tem a finalidade de explicar detalhadamente todas as etapas dos processos de cálculos do módulo de folha de pagamentos até a geração dos arquivo para créditos dos pagamentos em bancos.

Pré-requisitos.

Os pré-requisitos normais para a criação dos processos são os cadastros e parâmetros que foram detalhados no módulo corporativo ou mesmo neste módulo.

Abaixo vamos detalhar os pré-requisitos essenciais:

Rubricas

São cadastradas no FPGF0013 - Cadastro de rubricas, neste tem várias informações que devem estarem consistentes para que os cálculos sejam feitos corretamente.

Parâmetros

São cadastrados e configurados no FPGF0008 - Parâmetros da folhas. São geralmente informações de exceções que direciona o sistema a fazer ou não certos cálculos seguindo regras de negócios da empresa ou mesmo da CLT. Os parâmetros potencializa e flexibiliza as regras de cálculos.

Rotinas de cálculos

São cadastradas e configuradas no FPGF0040 - Cadastro de rotinas de cálculos. Elas são as pontes que ligam as rubricas, os processo, os parâmetros, as formulas e os cálculos. Existem basicamente três tipos de rotinas de cálculo da Folha de Pagamentos. São as rotinas ligadas aos trabalhadores (a), rotinas ligadas a utilizações internas (b) e rotinas de pensão (c).

A finalidade das rotinas de cálculos é flexibilizar os cálculos adaptando as regras de negócio da empresa sem a necessidade de customizações sempre que surge uma regra nova. São geralmente constituídas usando se o tipo de pagamento, a empresa, as formulas e as rubricas, ligando as de maneira ordenadas. Os detalhes de como fazer a configuração de uma rotina de cálculo encontra se em "Cadastro de rotinas de cálculos"

Parametrizações de impostos e tabelas auxiliares

São cadastrados no FPGF0087 - Tabelas para cálculo da folha. Neste programa são cadastrados e ou parametrizados as tabelas de IR, INSS, FGTS, Salário família, os tipos de pagamentos utilizados para cálculos de diferenças de salários (Tipos 21,23 e 28) e Tikcts - (Vales refeição, transportes e outros benefícios configurados) (Tipos 15 e 20), o período que foi calculado o adiantamento para cada empresa, o período para fazer o ajuste de saldo devedor, Sindical - configurar as contribuições sindicais, Férias - período e configuração das rubricas utilizadas para cálculos das férias, Provisões - configuração das provisões de férias e décimo terceiro, Integrações - cadastrar e configurar, DIRF - Configurar, RAIS - Configurar e Compensações automáticas - Configurar as compensações automáticas de acordo com os tipos de pagamentos. Como se vê é um programa que concentra muitas informações essenciais para os cálculos e portanto o usuário tem que dispor de muita atenção e tem que ser revisto todos os meses antes iniciar os processos de cálculos.

Registros históricos

Os processos utiliza os registros histórico para compor valores auxiliares como as médias para cálculos de féria, provisões, décimo terceiro, prêmios, quinquênios, afastamentos, etc... A maioria desses registros são gerados automaticamente pelo sistema periodicamente.

Lançamentos

Os lançamentos são origens de dados composta de valores (débitos ou créditos) ou quantidades utilizada pelos processos para compor os cálculos dos pagamentos. São incluídos no sistema de forma manual ou por importação utilizando os programas listados abaixo, onde cada um desempenha uma função específica:

Código	Programas
FPGF0084	Lançamentos Parcelados
FPGF0089	Lançamentos programados (lançamentos fixos do trabalhador)
FPGF0091	Lançamento do movimento de rubricas
FPGF0092	Lançamento do movimento de dedução IRRF
FPGF0093	Lançamento de comunicação de ausência / atestado
FPGF0099	Aprovação / Exclusão de lançamentos pendentes
FPGF0110	Lançamento e integração de 13.salário
FPGF0111	Lançamento e integração de férias
FPGF0136	Lançamento do movimento de Rubricas (Automático)
FPGF0137	Lançamento do movimento de rubricas (por característica)
FPGF0140	Lançamento de férias coletivas
FPGF0141	Lançamento de rescisão coletiva
FPGF0142	Lançamento e integração de rescisão
FPGF0233	Lançamento de valores de INSS recolhidos em outra empresa

Os detalhes de como usar cada um desses programas pode ser encontrado informado o código na caixa de pesquisa "Buscar" no canto superior da tela principal de documentação depois clicando no link correspondente.

Processos

Os processos são pre-requisitos mensais, deve ser criado todo mês para cada tipo de pagamento (listado no inicio desse documento) que for ser utilizado.

Tela que mostra a relação de processos.

1 - Criar processo - Clique no ícone indicado pela seta 1, para mostra a tela para cadastrar o processo.

Tela para cadastrar processos.

Aba processo

Esta aba é compostas pelas sub-abas: 2 - Períodos, 3 - Assist. Social e 4 - Ponto eletrônico.

Detalhamento dos campos.

Numero: É o número do processo. É um número sequencial gerado automaticamente pelo sistema. Será mostrado após salvar os dados da tela clicando em "Criar" indicado pela seta 7.

Descrição: Informe um nome que identifique o processo. Por exemplo: Folha normal referente ao mês de setembro/2020.

Tipo de pagamento: Escolher da lista o tipo de pagamento referente ao processo que deseja criar. Os tipos de documentos estão mostrados no inicio desse documento e são cadastrados pela Comvert.

Período: Escolha da lista o período referente aos cálculos. Geralmente é mensal, os outros dois são para os casos em que se faz duas folhas por mês considerando 15 dias para cada período.

Tipo de moeda: Escolher da lista o tipo de moeda que vai ser feito o pagamento. Geralmente é "Real".

Visível no portal do trabalhador: Clique sobre o campo para alternar entre "Não" e "Sim". Escolhendo "Sim", os demonstrativos de pagamento (Holerite, recibos de férias) ficará disponível para o colaborador visualizar ou emitir uma cópia através do módulo portal do trabalhador.

Encerrado ?: Clique sobre o campo para alternar entre "Não" e "Sim". Escolhendo "Sim", o processo deixa de ficar disponível para ser usado no programa de cálculo FPGF0095 e permite que seja contabilizado.

Calcula para demitidos ?: Clique sobre o campo para alternar entre "Não" e "Sim". Escolhendo "Sim" os colaboradores demitidos serão incluídos no processo no momento do cálculo.

Contabiliza ?: Clique sobre o campo para alternar entre "Sim" e "Não". Escolhendo "Sim" o processo ficará disponível para ser contabilizado após seu encerramento. Para emissão da SEFIP é obrigatório que este como “Sim”.

Sefip retificadora: Clique sobre o campo para alternar entre "Não" e "Sim". Escolhendo "Sim" os dados do processo ficará disponível para ser usado no programa FPGF0188 - Geração da sefip, quando for gerar uma Sefip retificadora.

Recalcular Inss anterior: Clique sobre o campo para alternar entre "Não" e "Sim". Escolhendo "Sim" , irá calcular INSS anterior.

Salário referência: Informar o valor do salário referência. O sistema mostra o maior que já foi informado em algum processo anterior, mas pode ser alterado.

Salário mínimo: Informar o valor do salário referência. O sistema mostra o maior que já foi informado em algum processo anterior, mas pode ser alterado.

Data acumulado: Campo é apenas para visualização. Data em que os valores resultante desse processo foi acumulado para compor a ficha financeira do empregado. Isto é feito pelo programa FPGF0103 - Acumulo e desacumulo da ficha financeira. Este programa atualiza este campo. Caso seja preciso desacumular, também é feito por esse programa, nesse caso a data é removida.

Data contabilização: Campo é apenas para visualização. Data em que os valores resultante desse processo foi contabilizado pela última vez. Isto é feito pelo programa FPGF0190 - Contabilização. Este programa atualiza este campo.

Último cálculo: Campo é apenas para visualização. Data em que esse processo foi calculado pela última vez. Isto é feito pelo programa FPGF0095 - Cálculo da folha. Este programa atualiza este campo

Mês/ano referência: Informe o mês/ano de referência para ser efetuado o cálculo pelo FPGF0095.

Número de dias úteis: Informe a quantidade de dias úteis do mês de referência informado no campo anterior. Esse valor é calculado pelo sistema com base no mês de referência antes informado , mas pode ser alterado.

Data de pagamento: Informe a data que será feito o pagamento dos valores gerados pelo cálculo do processo. Esse valor é calculado pelo sistema com base no mês de referência antes informado , mas pode ser alterado.

Data do débito: Informe a data que será feito os débitos dos valores gerados pelo cálculo do processo. Esse valor é calculado pelo sistema com base no mês de referência antes informado , mas pode ser alterado.

Data emiss. tit. mensal: Informe a data que será feito os títulos dos valores gerados pelo cálculo do processo para pagamento dos impostos. Esse valor é calculado pelo sistema com base no mês de referência antes informado , mas pode ser alterado.

Mensagem do recibo: Informe uma mensagem. O texto informado neste campo será mostrado no recibo de pagamento do trabalhador (holerite).

Sub aba - Períodos

Crédito/Débito: Informe a data inicial e final desse processo para que o programa de cálculo recupere os movimento de débitos e créditos desse período para fazer os cálculos.

Ausências: Informe a data inicial e final desse processo para que o programa de cálculo recupere os movimento de ausências, afastamentos desse período para fazer os cálculos.

Variáveis: Informe a data inicial e final desse processo para que o programa de cálculo recupere os movimento variáveis desse período para fazer os cálculos.

Incluir: Clique o pic da linha do período correspondente para incluir o período no cálculo. Depois de informado esses 3 períodos, ainda é possível incluí-los ou não no cálculo. Isso é importante para fazer depuração dos cálculos. Pois podemos incluir apenas o movimento de créditos e débitos, fazer as conferências, depois o movimento de ausências, depois o movimento de variáveis. Quando todos estiverem corretos incluir os 3 para o cálculo final.

Calcula: Clique sobre o campo INSS, FGTS e IRRF da linha correspondente a cada período para alternar entre "Sim" e "Não". Escolhendo "Sim" , o cálculo será efetuado. A finalidade é a mesmo explicada para a coluna "Excluir".

Sub aba - Assist. social

Período assistencial: Clique sobre a lista e escolha o período assistência para que o programa de cálculo recupere o movimento informado no módulo de assistência social, onde esse período é cadastrado, para fazer os cálculos. È opcional.

Sub aba - Ponto eletrônico

Espelho: Clique sobre a lista e escolha o período informado no módulo de Ponto eletrônico, onde esse período é cadastrado para que o programa de cálculo recupere o movimento do espelho do ponto, para fazer os cálculos. Os campos "Data Inicial Espelho" e "Data Final Espelho", são mostrados após a escolha do espelho da lista e são cadastrados juntamente com o espelho do ponto no PTEF0042 - Espelho do ponto. Caso a empresa não use o módulo de Ponto eletrônico da Comvert não pular essa etapa.

Aba ocorrência

Nesta aba é mostrado o relatório das ocorrências geradas durante os cálculos do processo. Essas ocorrências são geradas pelo programa FPGF095 durante as fases dos cálculos. São mostrados as memórias de cálculos das formulas, das rotinas, dos parâmetros e outros pontos relevantes. Isto possibilita chegar se os parâmetros estão corretos, se as formulas estão corretas, etc..., o que possibilita uma rastreabilidade do cálculo.

Tela que mostra parte do relatório de ocorrências.

Aba compensação

Esta aba é utilizada quando precisa-se de usar valores de um processo em outro

Tela que mostra o relatório das compensações.

Para cadastrar uma nova compensação clique no botão "Criar", ou no ícone "Lápis" para alterar uma já cadastrada.

Tela para criar novas compensações.

Processo (Origem) - Clique sobre a lista e escolha o processo origem de onde virá a informação a ser usada nesse processo, já que o processo destino é o processo que está sendo cadastrado. Os campos "Data referência", "Data do pagamento" e "Tipo de pagamento" serão mostrados com dados do processo selecionado.

Variável (Origem) - Clique sobre a lista e escolha a variável (rubrica) de origem da compensação.

Variável (Destino) - Clique sobre a lista e escolha a variável (rubrica) de destino da compensação.

Exemplo: Na tela acima, estamos dizendo que o valor da base do irrf sobre salários será compensada com o valor da base do ir do adiantamento

Grupos de processos

Criar Grupo - Os grupos de processos são criados quando houver a necessidade de agrupar processos com a finalidade de obter informações consolidadas de diversos processos. Clicando nesse botão será mostrada a tela abaixo. Para criar grupos de processos clique no botão "Grupos de processo" identificado pelo número 3 na tela de relatórios de processos que será mostrada a tela abaixo.

Tela para criar grupos de processos.

Duplicar processo

Duplicar: O Botão "Duplicar" identificado pelo número 2 na primeira tela é utilizado para duplicar um processo cadastrado, Isto é útil pois todo mês tem que criar um processo novo para cada tipo de pagamento que for ser utilizado, no entanto a parametrização é quase sempre a mesma. Então duplica se um processo já existente e altera somente as informações necessárias, já que é quase sempre a mesma. Clicando no Botão "Duplicar" será mostrada a tela abaixo.

Após informa o mês, clique no botão "Próximo", que será mostrada a tela abaixo.

Altere os dados que precisar e clique no botão "Salvar" para salvar os dados e criar o processo. Caso queira excluir, clique no botão "Excluir" ou no botão "Voltar" para desistir.

Veja na tela acima o novo processo criado pela duplicação.

Cálculos dos processos

Cumprido os pre-requisitos citados acima, podemos iniciar os cálculos dos processos de acordo com as especificações de cada um. Geralmente criamos um processo mensal para cada tipo de pagamento e vamos usando á medida da necessidade. Por exemplo: criamos um processo de rescisão no inicio do mês e vamos usando o durante todo o mês. Os cálculos dos processos são efetuados pelo programa FPGF0095 e seus resultados em diversos relatórios e fins de checagem dos cálculos dos pagamentos aos trabalhadores são visualizados no programa FPGF0094. O programa FPGF0106 é usado para excluir o cálculo quando há a necessidade de refazer o cálculo novamente. Abaixo vamos detalhar como usar esses três programas.

FPGF0095 - Cálculo do pagamento

Tela para fazer o cálculo de processos.

1 - Processo/ Descrição / Tipo de pagamento / Data de referência / Data do pagamento - Este campo mostras um lista com os campos concatenados na ordem citada acima. Clique sobre o campo e escolha da lista a opção deseja executar o cálculo.

Aba - processo.

2 - Tipo de cálculo - Clique sobre o campo e escolha um dos tipos da lista para calcular

2.1 - Escolha "Gerar mov / integr" , caso queira gerar o movimento de integração. Esse tipo é atualmente usado nos processos de Adiantamento, Benefícios (obrigatório), Férias e Rescisão (não obrigatóio)

2.2 - Escolha "Normal", caso queira gerar o movimento normal da folha de pagamento referente ao processo selecionado.

2.3 - Escolha "Recalcular próprio/terceiro", caso queira recalcular o movimento de próprio/terceiros.

Calculados: Clique sobre a opção desejada para selecionar. Se escolhe "Não", não será calculados novamente cálculos feitos anteriormente que não tiveram alterações. Se escolhe "Sim", só será calculados movimentos que ainda não foram calculados. Se escolhe "Ambos", serão calculados todos os movimentos do processo independentemente de ter sido ou não calculados anteriormente.

3 - Selecionar trabalhadores: Clique nesse botão para ativar a tela de filtro padrão e selecionar os trabalhadores para calcular. Para mais detalhes sobre o funcionamento da tela do filtro padrão ver sessão "Filtro padrão"

1 - Pagamento normal

Para o cálculo dos processos devemos obedecer uma sequências.

1.1 - Cadastrar o processo de pagamento normal, está tarefa deve ser feita todo mês. Programas FPGF0032 detalhado acima. Dica, use a opção duplicar explicada acima para agilizar a criação desse processo. Usar o tipo de pagamento 1 - Pagamento normal - Cálculo da folha

1.2 - Checar se foram feitos todos os procedimentos citados no item "Lançamentos" descritos acima;

1.3 - Calcular o processo. Usar o programa FPGF0095