Tutorial para geração da DIRF.

I. Introdução

A DIRF, Declaração do Imposto sobre a Renda Retida na Fonte, serve como um informe à Receita Federal sobre rendimentos, impostos e contribuições retidas na fonte pagos pelo empregador ao trabalhador durante o ano base.

O empregador deve informar a DIRF em meio magnético para a Receita Federal. Para isso deve usar o programa validador da DIRF baixado do site da Receita Federal.

O Prazo de entrega ocorre em Fevereiro do ano seguinte ao Ano Calendário e a Receita Federal do Brasil divulga a data específica, este ano a entrega deve ser realizada até às 23h 59m 59s do dia 28/02/2023..

Os prazos para entrega de Declarações de Situação Especial devem ser consultados no manual da DIRF 2023 disponível em Gov.br

O Programa Validador está disponível no portal GOV.BR e deve ser baixado para importação, análise e envio da Declaração.

Empregadores em geral devem possuir Certificado Digital para envio da declaração.

O arquivo a ser analisado no programa DIRF fica disponível no sistema para download, após a execução e validação de parâmetros e processos.

O objetivo deste tutorial da DIRF é orientar o usuário a gerar os dados necessários para o cumprimento desta Obrigação Anual.

II. Módulos e Programas Utilizados nesse manual.

Os principais módulos utilizados neste Manual para a DIRF são:

Figura 1 - Ícones dos módulos usadas para DIRF.

Principais Progamas:

Tabelas para Cálculo da Folha – FPGF0087
Movimentação dos Registros de Layout – FPGF0302
Encerramento / Reabertura de Processos – FPGF0373
Acumulo/ Desacumulo Ficha Financeira – FPGF0103
Geração de dados para DIRF – FPGF0220
Geração da DIRF – FPGF0223
Lista de Manutenção DIRF – FPGF0208

III. Parametrização.

Algumas parametrizações básicas são necessárias para a geração do arquivo da DIRF. Alguns dados já estão parametrizados, mas é importante fazer a validação dessas informações para se certificar que elas estão convergentes para o momento da empresa ao final do ano fiscal.

Vamos começar pela manutenção das rúbricas e bases que devem integrar a declaração e a manutenção dos dados relativos à empresa.

Para iniciar a Parametrização é importante ter às mãos alguns dados e relatórios que servirão de apoio para os prenchimentos e eidção de fórmulas:

Relatório de Rubricas – FPGF0013;
Cartão de CNPJ do declarante;
Dados do Responsável pelo CNPJ perante a Receita Federal;
Dados do responsável pela entrega da Declaração.

Para algumas informações pode ser necessário o apoio de um setor Jurídico e Societário, portanto, antes de iniciar o preenchimento, identifique os campos para os quais você precisará deste apoio.

Fórmulas auxiliares para DIRF – FPGF0087.

As fórmulas uxiliares são compostas de rubricas e de bases que vão compor os Rendimentos por Tipo, bem como Deduções Oficiais, como INSS (Previdência Social) e Valor de dedução dos dependentes. As fórmulas, rubricas e bases nesta parametrização devem ser as utilizadas nos cálculos de pagamento, de acordo com sua definição de incidência e especificações conforme cadastro no FGPF0013 - Rubricas e no FPGF0025 - Fórmulas.

Figura 2 Lista de Rubricas da Folha

Figura 3 - Lista de fórmulas.

A. Fórmulas Auxiliares para DIRF – FPGF0087.

Folha -> ML -> Parâmetros de cálculos -> Tabelas para cálculo da folha -> Aba DIRF Neste programa FPGF0087 – Tabelas para Cálculo da Folha – na Aba DIRF, faremos a parametrização dos campos da DIRF associando os nomes das formulas cadastradas anteriormente com os nomes dos respectivos campos do formulário abaixo. Note que caso precise altear alguma fórmula basta clicar no botão "Editar" ao lado de cada campo.

Figura 4 - FPGF0087 Tabela de Cálculos para Folha, aba DIRF.

Na sequência, quadro de Código de Incidências do IRRF. Figura 5 - Código de Incidência IRRF.

Fórmulas auxiliares da DIRF (Jan-Dez)

O primeiro quadro de Fórmulas diz respeito aos Pagamentos e Retenções Gerais que ocorreram no Ano Calendário, período de Janeiro - Dezembro.

Figura 6 - Rendimentos Tributáveis e Isentos.

Fórmulas auxiliares da DIRF (13.Salário)

O segundo quadro para edição de fórmulas trata as informações relativas ao pagamento do 13º Salário, que faz parte dos Rendimentos de Tributação exclusiva e, por esse motivo, não podem ser informados com os pagamentos mensais.

Figura 7 Rendimento 13º Salário.

Fórmula auxiliar para PLR

O terceiro quadro é para inclusão nas fórmulas de rubricas utilizadas no pagamento de Participação nos Lucros, que também faz parte do rendimento de tributação exclusiva. Figura 8 - Rendimento PLR.

Fórmulas auxiliares da DIRF (Assistência Médica e Odontológica).

Os valores retidos de Assistência Médica, Assistência Odontológica e Coparticipação, serão compostos pelas informações contidas no Módulo PSA, que devem ter sido integrados à Folha de Pagamento ou Rescisão. Figura 9 - Assistência Médica e Odontológica.

Informações complementares.

As informações complementares são de uso livre, podendo serem incluídos os dados que o cliente julgue necessário, como por exemplo os valores retidos de Assistência Médica e Odontológica que não possuem linha específica no Informe de Rendimentos.

Figura 10 - Informações Complementares.

B. Movimentação dos Registros do Layout – FPGF0302

Registro dos dados do Declarante.

Para a Parametrização dos Dados para a DIRF, vamos utilizar Campos do tipo FIXO e o Arquivo do Tipo 30 – DIRF A PARTIR 2010 e preencher os dados requeridos nos códigos 01 a 03B. Figura 11 - Parâmetros para Leiaute DIRF.

01 – DIRF – Informação da Declaração.

Figura 12 - Registro DIRF.

20 – Ano de Referência – Selecionar o ano em que a Declaração está sendo entregue.

30 – Ano Calendário – Selecionar o ano a que se refere a obrigação.

40 – Indicador de Retificadora – Informar N – Original (Primeiro Envio) e S – Retificadora (Correções).

50 – Número do Recibo – Informar o número do Recibo quando a opção no Item 40 for S – Retificadora, caso contrário deixar “vazio”.

02 – RESPO – RESPONSÁVEL PELO PREENCHIMENTO DA DECLARAÇÃO.

Figura 13 - Registro Responsável.

20 – CPF – Informar o CPF do responsável pela análise e envio da declaração.

30 – Nome – Informar o Nome do responsável pela análise e envio da declaração.

40 – DDD – Informar DDD com 2 dígitos

50 – Telefone – Informar Telefone com 8 ou 9 dígitos

60 – Ramal – Informar Ramal quando houver – não é obrigatório

70 – FAX – Informar telefone Fax com 8 ou 9 dígitos – não é obrigatório

80 – Correio Eletrônico – Informar endereço de e-mail do responsável pela análise e envio da declaração.

02 – DECPF – INFORMAÇÃO DO DECLARANTE PESSOA FÍSICA (Exclusivo Empregador Pessoa Física).

Figura 14 - Registro DECPF.

20 – CPF – Informar o CPF do Empregador Pessoa Física

30 – Nome – Informar o nome do Empregador

40 – Indicador de Declarante de Rendimentos pagos a Residentes ou Domicialidos no Exterior

N – Não pagou rendimento a Residentes ou Domiciliados no exterior

S – Pagou Rendimento a Residentes ou Domiciliados no exterior

50 – Indicador de Titular de Serviços Notoriais e de Registros

N – Não é titular de Serviços Notariais e de Registros

S – Titular de Serviços Notariais e de Registros

60 – Indicador de Plano Privado de Assistência Saúde – Coletivo Empresarial

N – Não existe Pagamento de Valor pelo Titular ou Dependente do Plano de Saúde

S – Existe Pagamento de Valor pelo Titular ou Dependente do Plano de Saúde

70 – Indicador de Sócio Ostensivo Responsável por Sociedade em Conta de Participação – SCP

N – Não é Sócio ostensivo

S – Sócio ostensivo

80 – Indicador de Situação Especial da Declaração

N – Não é encerramento de Espólio/ Saída definitiva do País

S – Encerramento de Espólio / Saída definitiva do País

90 – Data do Evento – relacionado ao Campo 80

100 – Tipo de Evento

S – Declarante falecido

N – Saída definitiva do Brasil

03 – DECPJ – INFORMAÇÃO DO DECLARANTE PESSOA JURÍDICA (Exclusivo Empregador Pessoa Jurídica)**

Figura 15 - Campos dos registros.

20 – CNPJ – Informar o CNPJ do Empregador Pessoa Jurídica

30 – Nome – Informar o nome do Empregador Pessoa Jurídica

40 – Natureza do Declarante

0 – Pessoa Jurídica de Direito Privado

1 – Orgãos, Autarquias e Fundações da Administração Pública Federal

2 – Orgãos, Autarquias e Fundações da Administração Publica Estadual, Municipal ou do Distrito Federal.

3 – Empresa Publica ou Sociedade de Economia Mista Federal

4 – Empresa Publica ou Sociedade de Economia Mista Estadual, Municipal ou do Distrito Federal.

8 – Entidade com alteração de natureza jurídico (uso restrito)

50 – CPF Responsável perante o CNPJ

60 – Indicador de Sócio Ostensivo Responsável por Sociedade em Conta de Participação – SCP

N – Não é Sócio ostensivo

S – Sócio ostensivo

70 – Indicador de Declarante Depositário de Crédito Decorrente de Decisão Judicial

S – Depositário de Crédito Decorrente de Decisão Judicial

N – Não é Depositário de Crédito Decorrente de Decisão Judicial

80 – Indicador de Declarante de Instituição Administradora ou Intermediadora de Fundo ou Clube de Investimento

S – Instituição administradora ou intermediaria de fundo ou clube de investimento

N – Não é instituição administradora ou intermediadora de fundo ou clube de investimento.

90 – Indicador de Declarante de Rendimentos pagos a Residentes ou Domicialidos no Exterior

N – Não pagou rendimento a Residentes ou Domiciliados no exterior

S – Pagou Rendimento a Residentes ou Domiciliados no exterior

100 – Indicador de Plano Privado de Assistência Saúde – Coletivo Empresarial

N – Não existe Pagamento de Valor pelo Titular ou Dependente do Plano de Saúde

S – Existe Pagamento de Valor pelo Titular ou Dependente do Plano de Saúde

106 – Indicador de Pagamentos relacionados aos Jogos Olímpicos de 2016 e aos Jogos Paraolimpicos.

107 – Indicador de Entidade em que a União detém maioria do Capital Social sujeito a voto, recebe recursos

S – Fundação pública de direito privado

N – Não é fundação pública de direito privado

120 – Indicador de Situação Especial da Declaração

N – Não é declaração de Situação Especial

S – Declaração de Situação Especial

121 – Data do Evento – relativo ao campo 120

VI. Processos de Encerramento e Acumulo de Ficha Financeira.

Realizadas e conferidas as parametrizações, passamos aos passos para acumulo de valores para composição do arquivo da DIRF.

No FPGF0032 – Processo de Cálculo faremos o encerramento de Processos calculados durante o Ano Calendário.

Já em FPGF103 – Acumula/ Desacumula Ficha Financeira, faremos o acumulo dos valores contidos em Ficha Financeira para geração dos valores conolidados por data de pagamento.

A. Processo de Cálculo – FPGF0032.

Cada Processo de Cálculo, após a finalização do mês deve ser encerrado, mas pode acontecer de haver processos ainda não encerrados:

Quando encerrado, o processo estará com a coluna Encerrado = 1.

Quando não estiver encerrado, o processo estará com a coluna Encerrado = 0.

Figura 16 - Processo de Cálculo.

Encerrando o Processo.

Programa para encerrar processo, um de cada vez.

Figura 17 - Encerramento de Processo.

Programa para encerrar ou reabrir vários processo em uma única vez.

Idem para abertura

B. Acumulo e Desacumulo da Ficha Financeira – FPGF0103

Os Processos do Ano Calendário ainda não acumulados estarão pendentes para tal na aba Acumulo Ficha Financeira e os já acumulados, em Desacumulo da Ficha Financeira.

Para esta ação podem ser selecionados vários processos, mas o primeiro passo é informar a data para acumulo, 31/12/2021 e após selecionar os processos, EXECUTAR.

Figura 18 - Acumulo de Ficha Financeira.

Figura 19 - Ficha Acumulada.

V Geração do Arquivo DIRF

A geração do arquivo ocorre em duas etapas, gerando as informações do colaborador, que foram acumuladas no processo anterior, e por fim a geração do arquivo para importação no Programa DIRF.

A. Geração de dados para DIRF – FPGF0220

A geração pode ser realizada por colaborador, de forma individual, selecionando na lista ou gerar coletivamente, bastando não selecionar dados na lista de Trabalhadores.

Após a geração dos dados, será possível validar as informações no FPGF0208 – Lista Manutenção da DIRF.

A Opção “Exclui movimentos automáticos alterados no FPGF0208”, quando marcada como sim, mantem as alterações realizadas manualmente na Lista Manutenção da DIRF.

Figura 20 - Geração de Dados para DIRF.

B. Geração da DIRF – FPGF0223

E por fim, chegamos na Geração da DIRF.

O arquivo é gerado no formato txt e para ser considerado válido, deve ter mais que 4 linhas; depois deve ser baixado para posterior importação no programa da DIRF.

Figura 21 - Geração da DIRF.

VI. Validação e Relatórios de Apoio

Antes de enviar o arquivo para a Receita Federal, é importante validar os valores a serem declarados e garantir ao máximo que eles correspondem aos valores base para retenção, bem como os valores retidos, recolhidos através de DARF’s.

Alguns relatórios podem fornecer o apoio necessário à essa validação.

A. Lista de Manutenção da DIRF – FPGF0208

A Lista de Manutenção da DIRF – FPGF0208, contém os dados gerados na Geração de Dados para a DIRF – FPGF0220.

Podem ser realizadas manutenções nos dados ou incluído os valores de Assistência Médica e afins que por uma razão ou outra não tenham sido processados no Mòdulo PSA.

Após os ajustes você deve “Aplicar Alterações”.

Figura 22 - Lista de Manutenção da DIRF.

B. Validação de Valores – Medicina Coletiva

Figura 23 - Ícone do módulo de plano de saúe.

Os valores de participação dos colaboradores nos planos de Assistência Médica, Assistência Odontológica e Co Participação, serão importados na geração da DIRF de forma automática, desde que tenham sido calculados e integrados à um Processo de Cálculo.

O reflexo destas informações dependerá do correto cadastro do Benefício.

Dependentes devem ter CPF independente da idade e os dados da Operadora devem estar corretos e conferidos, afim de evitar erros na declaração.

Relatório neste módulo podem auxiliar na validação dos valores declarados a título de Medicina Coletiva:

- PSAF0014 – Geração dos Valores para desconto em folha

- PSAF0022 – Listagem dos valores para desconto em folha

- PSAF0019 – Listagem de dependentes/ titulares do plano de saúde

C. Relatório da Ficha Financeira – FPGF00158

A Ficha Financeira contém todos os valores que foram pagos, descontados e as bases de cálculo de cada colaborador, e você pode escolher o período para análise; na opção do download em CSV, você poderá abrir o documento e trabalhar com as mais variadas informações: quer por proventos e descontos, que por bases de cálculo.

Ao selecionar o Tipo do Mês, temos:

Mês de Pagamento – retorna os valores de acordo com a data de pagamento informado no processo de cálculo no FPGF0032
Mês de Referência – retorna os valores de acordo com o mês de refrência informado no processo de cálculo no FPGF0032

Ao selecionar os Tipos de Pagamento, Normal, Férias, Rescisão e etc., teremos os resultados dos valores processados nestes eventos.

Figura 24 - Ficha Financeira.

D. Relação IR do Mês – DARF – FPGF0437

A relação Detalhada do IR do mês, auxília na validação dos valores retidos por colaborador, e pode ajudar a compreender os valores de férias e IR retido em datas diferentes do que é demonstrado na folha.

A. Relação IR do Mês – DARF – FPGF0437

Figura 25 - Relação IR do Mês.

E. Relatório de Variáveis com Valores e Quantidades

Nesta opção de relatório, você poderá incluir o Processo de Cálculo da Folha que deseja analisar, informando as rubricas que pretende conferir.

Um exemplo é o que segue na figura a seguir:

Figura 26 - Relatório de Variáveis com Valores/ Quant.